L'analyse d'un inventoriste sur la gestion de stock informatisée

Nous sommes souvent confrontés aux problèmes exposés et je voulais apporter ma pierre à l'édifice en faisant part des difficultés rencontrées par les inventoristes et surtout des solutions proposées, car, contrairement à ce que l'on pourrait penser, nous ne sommes pas que des compteurs de boîtes. Nous pouvons apporter une réelle aide à la gestion de stock des pharmaciens. [..]

Je ne peux parler que des inventoristes membres de l'ODIP [...] et qui ont la possibilité de mettre en oeuvre une procédure de comparaison de stock a priori, donc avant de fournir le fichier de mise à jour du stock. Cette procédure permet avec l'aide d'un fichier extrait de (informatique du pharmacien (quel que soit le logiciel) de faire un véritable audit du stock en ciblant le stock virtuel (produits en stock dans l'informatique mais non présents physiquement dans l'officine), les produits gérés avec un autre identifiant que celui du boîtage (liste des codes saisis dans l'officine et absents de l'informatique du pharmacien), la mise en évidence des différences et des oubliés ou confusions de l'inventoriste, ce qui permet de limiter les erreurs. Il est évident que le stock géré par un robot est juste, car c'est lui qui identifie le produit, le met en stock puis le déstocke. Il fait l'inventaire par différence entre les entrées et les sorties, il n'y a rien à dire.

Les officines équipées de telles machines ne sont pas légion, il y a les autres qui parfois ont un automate dans lequel, au cours de nos interventions, nous trouvons des produits différents dans la même « goulotte » (erreur de la personne qui charge l'appareil), puis il y a le reste du stock qui est relativement important et qui va subir les erreurs d'entrée, les erreurs de sortie (périmés, retours labo, etc.), la démarque, les produits gérés avec un mauvais code ou un ancien code pour garder l'historique ou le code d'un produit existant sur le marché mais absent de l'informatique. Et là, l'ordinateur va faire l'inventaire, également par différence entre les entrées et les sorties, mais il sera faux.

Alors, malgré les inventaires tournants, les vérifications qui sont faites au cours d'une année d'exercice comptable, nos interventions permettent de dire qu'il y a entre 8 et 15 % de stock virtuel dans les stocks informatiques. Nous ne sommes pas parfaits, [...] « l'erreur est humaine », mais nous avons mis au point des systèmes informatiques de contrôle de notre travail qui permettent de les limiter, et nos inventaires ne sont pas le résultat d'une différence entre « entrées » et « sorties », mais d'une addition des quantités d'une même référence, référence par référence, c'est l'inventaire physique au service de l'informatique, et bon nombre de comptables au bout de quelques années invitent leurs clients à faire un inventaire physique car ils constatent des anomalies qui impactent la marge et le fiscal de l'officine. 

Le coût de l'inventaire est en effet en moyenne de l'ordre de 1 % du montant HT du stock catalogue, avec une certaine dégressivité pour les gros stocks, la politique commerciale est libre pour chaque cabinet d'inventaire, cela représente environ un pour mille du chiffre d'affaires et cela permet d'optimiser les performances de l'outil informatique qui va proposer des commandes plus pertinentes en fonction de son historique, d'où un gain en gestion de stock et de trésorerie. 
 

JEAN-LUC ISABEY, Président de l'ODIP (Ordre Des Inventoristes Professionnels) 

Extrait de Le Moniteur des pharmacies I N.' 3009 I Cahier 1 130 novembre 2013

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